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Schriftliche Geschäftskommunikation: Eine Last-Minute Anleitung

Das Wechseln vom Schulleben ins Geschäftsleben ist immer schwer. Es ändert sich nicht nur Ihr Lebensstil und Ihr Alltag, sondern auch die Regeln, denen Sie die meisten Tage folgen musst. Dies beeinflusst auch Ihre Art zu schreiben. Selbst wenn Sie im Vereinigten Königreich die Universität besucht haben und Sie es gewohnt sind Ihre Lehrer mit ihrem Vornamen anzusprechen, können diese Gewohnheiten vollkommen anders sein, falls Sie aus einem anderen Land kommen. Hier sind einige Last-Minute Tipps, worauf Sie achten sollten.

Ihr erster Gedanke beim Schreiben in einem Geschäftsumfeld und im Allgemeinen sollte Ihre Zielgruppe sein. Jede noch so kurze Notiz sollte muss der richtigen Zielperson angepasst werden. Der Grund dafür liegt darin, dass es verschiedene unerwähnte Richtlinien gibt, denen Sie folgen müssen. Beispielsweise gibt es für einige Arten von Schreibarbeit Formatierungsregelungen, die Sie wissen müssen. Des Weiteren gibt es verschiedene Ebenen der Höflichkeit. Bei Notizen kann es reichen sich kurz und direkt zu fassen, bei einem Kundenbrief sicherlich nicht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist Ihre Absicht. Was möchten Sie erreichen? Was ist bei diesem Gespräch Ihr Ziel? Schriftliche Geschäftskommunikation sollte zielgerichtet sein. Falls sie eine Frage per Email beantworten müssen, behandeln Sie dabei nicht drei weitere Themen. Es kann sein, dass Ihr Adressat jene Themen separat halten muss.

Der Stil jeder schriftlichen Geschäftskommunikation muss muss deutlich und präzise sein. Vermeiden Sie passive Formen, und benutzen sie aktive wo Sie können, um Ihre Nachricht verständlicher zu gestalten. Falls Sie zwischen einem langen und einem kurzen Wort wählen können, benutzen Sie das kurze. Kürze ist wichtig, aber Klarheit ist notwendig. Vermeiden Sie um jeden Preis Unklarheiten. Das optimale Resultat beim Umgang mit Unklarheiten sind Tausende Fragen, die Sie gezwungen sein werden zu beantworten. Dennoch ist das Schlimmste die falsche Ausführung wichtiger Aufgaben, was Ihnen Ihre Arbeit kosten kann.

Zu Beginn kann es auch kompliziert sein Fakten von Meinungen zu unterscheiden; bei der geschäftlichen Geschäftskommunikation sollten Sie es jedoch vermeiden sie zu vermischen. Halten Sie Ihre Fakten deutlich und das bedeutet frei von Meinungen. Unabhängig davon wie eigenwillig Sie sind, ist dies entscheidend.

Zu guter Letzt überprüfen und und lesen Sie gründlich! Der erste Entwurf einer Büronotiz kann manchmal für die Veröffentlichung ausreichend sein, aber der erste Entwurf einer Email an einen Vorgesetzten ist es nicht. Überarbeitung kann in gewissen Situationen Ihre Lebensader sein: Das Schreiben eines Satzes kann vollkommen Sinn ergeben, aber wenn Sie den Satz nochmal lesen können Sie erkennen, dass etwas nicht stimmt. Dies geschieht jedem, aber es ist wichtig, dass Sie dies bemerken, bevor Sie den fehlerhaften Bericht Ihrem Chef senden. Überprüfen Sie auch konnotative Wörter. Falls Leute etwas missverstehen können, werden sie es. Deshalb sollten Sie mehrdeutige Wörter vermeiden, insbesondere diejenigen mit negativen Konnotationen. Darüber hinaus kann die Wichtigkeit von Korrektur lesen nicht unterschätzt werden. Obwohl Microsoft Word dazu tendiert die meisten Rechtschreib – und Tippfehler zu finden, ist es nicht fehlerfrei. Sobald Ihre Rechtschreibfehler zur Bildung eines anderen Wortes führen, wird das Wort nicht mehr rot unterstrichen sein. Sorgen Sie also dafür, dass Sie für diesen letzten Schritt genug Zeit haben.

Wenn Sie all diesen Ratschlägen berücksichtigen, wird sich Ihre schriftliche Geschäftskommunikation mit Sicherheit verbessern. Der Rest folgt mit der Zeit, denn wie wir alle wissen; Übung macht den Meister.

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