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ORGANIZZAZIONE O DISORGANIZZAZIONE:È QUESTA LA DOMANDA!

“Più veloce, più veloce, più veloce!”Chi non pensa che questo sarà il motto del 21° secolo? Di certo, molti lo pensano. Volendo essere onesti, potrebbe essere adatto già per il 20° secolo. Al lavoro questo può diventare un problema. Molte persone hanno bisogno del loro tempo per completare certe mansioni, ma in tutta onestà la maggior parte non ha tempo ed è costretta a consegnare lavori incompleti. Comunque, in molti casi questa mancanza di tempo è dovuta alla disorgannizazione. Un’ora passata a cercare un file, 20 minuti per capire cosa fare e il tempo sembra volare. Nel peggiore dei casi, questo era il tempo necessario per un compito importante, decisivo per la tua carriera futura.

Per affrontare il problema, l’organizzazione è un must. La disorganizzazione richiede tempo, tempo che potresti non avere. Perciò, è essenziale sradicare tutte le tracce di disorganizzazione prima che questa entri a far parte della tua vita.

La prima cosa da fare per avere una vita organizzata è acquistare un calendario. Scrivi tutti gli incontri prestabiliti e le scadenze il prima possibile, per non dimenticarti. In questo modo prendi due piccioni con una fava. Da una parte, ciò ti evita telefonate imbarazzanti nelle quali sei costretto ad ammettere che hai due riunioni allo stesso tempo (a causa della tua tremenda organizzazione) e devi riprogrammare tutto. Dall’altra parte, ti agevoli l’organizzazione del tempo. È importante ideare un “codice adeguato” per il tuo calendario da seguire rigorosamente per evitare di fare confusione. Un calendario disorganizzato non è utile. Dovresti, per esempio, mettere un promemoria nel tuo calendario per la scadenza di un progetto a lungo termine una o due settimane prima che i risultati debbano essere presentati.

La seconda cosa da fare è riservare i primi 15 minuti di lavoro per pianificare la giornata. Aggiorna il tuo Programma d’Azione o la lista di cose da fare e assicurati che tutte le cose che hai rimandato il giorno prima vengano svolte rapidamente, sia se si tratti di archiviare correttamente un file provvisorio nel desktop sia se devi completare una mansione complicata.

Il terzo step è l’assegnazione delle priorità. Prenditi il tempo per classificare gli incarichi della tua lista in base all’importanza, alla redditività e il tempo necessario. È anche consigliabile evidenziare le cose che il tuo capo ritiene importanti.

Il quarto passo consiste nell’affrontare con rapidità i nuovi input. Questo non vuol dire che devi smettere di fare ciò che stai facendo appena hai una nuova idea. Annotale nel tuo block notes. Poi, quando finisci ciò che stavi facendo, pensaci e decidi se hai bisogno di agire e quanto velocemente devi farlo.

Ovviamente, la lista non è completa. Dopo tutto, ogni lavoro richiede differenti qualità che a loro volta richiedono diversi processi di organizzazione. Cerca di valutare le tue qualità organizzative onestamente e risolvi ogni problema. Forse, è meglio utilizzare 15 minuti alla fine della giornata per affrontare questi problemi, e non averli nei mesi successivi. Buona fortuna e buon organzzazione!

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