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La rédaction écrite en milieu professionnel : Le Guide De Dernière Minute

 

Passer de la vie scolaire à la vie professionnelle n’est jamais chose facile. Cela crée des changements non seulement dans votre style de vie et votre vie quotidienne, mais aussi dans les règles que vous devez respecter la plupart du temps. Ces changements concernent aussi votre manière d’écrire. Que vous ayez été à l’université au Royaume-Uni et que vous soyez habitué à tutoyer vos professeurs ou bien que vous veniez d’un autre pays, les règles peuvent être totalement différentes. Vous trouverez ici quelques astuces de dernière minute concernant ce à quoi vous devez prêter attention.

 

La première chose à laquelle vous devriez essayer de penser lorsque vous écrivez dans le milieu professionnel, mais aussi lorsque vous écrivez de manière générale, c’est votre lecteur. Chaque notification aussi courte soit-elle doit être adaptée à votre interlocuteur. La raison à cela est qu’il existe plusieurs règles non-écrites quant à la ligne de conduite à avoir. Par exemple pour certains types de papiers administratifs, connaître le format de présentation pourrait vous être très utile.  De plus, il existe différents niveaux de courtoisie. Par exemple pour une simple note être concis et d’aller droit au but suffisent amplement, mais pour une lettre à un client ça ne serait pas le cas.

 

Un autre aspect important de la démarche est votre objectif. Que voulez-vous réaliser? Quel est votre but à travers cette communication? La rédaction écrite en milieu professionnel est supposée avoir un but précis. Si vous avez besoin de répondre à une question par email, n’ajoutez pas trois autres questions dans le même email. Il est préférable que votre interlocuteur puisse y répondre séparément.

 

La manière de rédiger doit être claire et concise. Il vaut mieux éviter la voix passive et utiliser la voix active lorsque cela est possible pour rendre le texte le plus compréhensible possible. Si vous pouvez choisir entre un long mot ou un petit, choisissez d’utiliser le petit. La brièveté est importante, mais la clarté est impérative. Evitez toute ambigüité quoi qu’il arrive pour ne pas avoir à répondre à tout un tas de questions par la suite. Cependant le pire pour vous serait de commettre une faute grave dans l’accomplissement de vos tâches, ce qui pourrait vous coûter votre job.

 

Parfois il peut aussi être difficile de séparer les faits de votre opinion personnelle; cependant dans le cadre de la communication professionnelle vous devez éviter de les mélanger. Enoncez les faits de manière claire et garder votre opinion pour vous-même et ce, peu importe le niveau de votre opinion.

 

Pour finir, relisez et corrigez minutieusement! La première version d’une notification peut parfois être suffisante pour une publication, en revanche la première version d’un email à un superviseur a toujours besoin dêtre remaniée. La correction peut même être une ligne de conduite dans certaines situations: vous écrivez une phrase dont le sens est correct mais en la relisant il arrive que vous vous rendiez compte qu’il y a quelque chose qui cloche. Tout le monde fait des erreurs, mais il est important de réussir à les pointer du doigt avant d’envoyer votre compte rendu erroné à votre patron. Faites aussi attention aux mots connotés. S’il est possible de ne pas vous comprendre, les gens le feront assurément. C’est aussi pour cette raison qu’il faut éviter toute ambigüité dans le choix des mots que vous employez et en particulier les mots à connotation négative. Par ailleurs, l’importance de la relecture ne doit surtout pas être sous estimée. Malgré le fait que le logiciel de traitement de texte Word aide à trouver la plupart des fautes d’orthographe et des erreurs d’écriture, ce système n’est pas infaillible. Aussitôt que vos fautes d’orthographe influent sur l’information délivrée par un autre mot, elles seront soulignées en rouge. Assurez-vous que vous avez assez de temps pour effectuer cette dernière étape.
Si vous respectez toutes ces astuces, votre rédaction écrite va certainement s’améliorer. Pour ce qui est de tout le reste, cela viendra avec le temps car, comme vous le savez, il faut pratiquer pour s’améliorer.

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